会社のパソコンの使用する時に気をつけること

ほとんどの会社ではインターネットに接続されているパソコンが１人１台支給されています。
毎日使うパソコンですが、会社でパソコンを使用する場合注意をしなくてはいけないこともあります。

会社でのパソコンの利用に関するマナーとはどういうものでしょうか？

一緒に考えていきましょう。

プライベートで使うことに関して

会社のパソコンはプライベートで使っているパソコンより性能が良かったり、自分では買うことのないようなソフトがインストールされているかもしれません。

会社のパソコンは仕事以外にもプライベートで使っても良いのでしょうか？

これに関しては、会社にパソコンの仕様に関する規定があるかと思います。会社が許可していないならもちろんのことですが、もし許可していたとしてもできればプライベートで使うことは避けたほうが良いかもしれません。

なぜなら会社は社員のパソコン利用に関して情報が漏えいすることや、ウイルスの感染で業務ができなくなることを恐れています。

もし、ウイルスに感染したり、そうでなくても、なにかの形で情報漏えい等が生じてしまえば会社の信用がなくなり経営にも影響を及ぼします。パソコン利用が普及すると同時に様々な情報流出問題が増え、使用制限がだんだん厳しくなってきています。ですから、各企業は様々な対策をとっています。

では、会社でパソコンを使う際、何に注意すべきでしょうか？

5つの要素について考えてみましょう。

会社でパソコンを使う際の5つの注意点

取り扱いに注意する

まず、会社のパソコンは備品であることを忘れてはいけません。

社内で必要な人にパソコンが1台ずつ個人に割り当てられているかもしれません。しかし、個人に割り当てられていても、会社のパソコンは会社の備品なので、雑に扱うことがないように気を付けてください。

飲み物や食べ物を飲んだり食べたりしながら作業をする際には特に気をつけてください。

誤って飲み物をパソコンにこぼしたら大変なことになります。パソコンの故障だけでなく、パソコンの中に入っていたデータや書類などが使えなくなってしまったら大変なことになります。そうなるとあなたひとりの問題ではなく、会社や多くの人に迷惑をかけてしまうことにもなりかねません。

置き忘れを避ける

2番目に注意したいのは外に持ち出す時です。

ノートパソコンなどは、社外に持ち出す機会もあるかもしれません。そのような際は「置き忘れ」に注意してください。通勤の交通機関に忘れたり、仕事の帰りに食事や飲みに行ったりして忘れたりしないように注意してください。

パソコンは高額な会社の備品です。また、パソコンの中には様々な資料や中には社外秘の情報も多く保存されています。それらを紛失する事となれば大きな問題です。

もし、紛失してしまったときには、すぐに上司へ報告して上司の指示に従い、ふさわしい対応を取ってください。

メールの使い方

3つ目として、メールの使い方に注意してください。

通常デスクワークの仕事などは会社からメールアドレスが付与されているかと思います。しかし、このメールアドレスを業務以外、つまりプライベートなどで使用しないようにしましょう。

会社から与えられているメールアドレスは、上司やシステム担当者が監視していることがあります。業務上、社員のメール内容を見るこが必要になることあります。

例えば、あなたが、病気などで急に仕事を休まなくてはならなかった場合、顧客との交渉に使っているメールを確認してあなたに代わって同僚や上司が業務に支障を与えないように対応したりする必要があります。ですから、会社から与えられているメールアドレスは個人用のアドレスでも業務で使うために会社から借りているメールアドレスであることを認識し、混同してプライベートで使わないようにしてください。私用メールは会社のメールアドレスでは無く個人的に取得したメールアドレスを用いましょう。

また、添付ファイルなどを社外に送受信する機会があれば、きちんとウイルス対策ソフトが最新の状態に保たれているかも確認をしてください。

他にも、フリーメールなどの個人のメールアドレスを使って送信する際も、会社で使用しているパソコンを使えば、社内から情報を送信したとみなされる場合もあるので、会社のパソコンを使わずに私物のスマートフォンなどから送受信するようにしてください。

会社内ではメールの送受信履歴や内容を保存されていることがあります。全てのメールをいつもチェックしているわけではありませんが、必要であれば過去の履歴から調べることも可能です。この点も注意してください。

WEBサイトの閲覧

4つ目はWEBサイトなどの閲覧に注意してください。

仕事中に会社のパソコンを使って業務に関連のないものを閲覧することは避けてください。
会社によっては社内のパソコンで、アクセスできるWEBサイトを制限して、仕事に関係のない個人のブログ、SNS、オークションなどのサイトにつながらないようにしたり、どの様なWEBサイトを閲覧したのか記録に残る仕組みになっている場合もあります。

システムによっては社内のパソコンで何を検索したかの記録を見ることもできます。

ですから、検索内容からあなたが仕事中に仕事に関係ないことを検索すれば、仕事に集中していないこともバレてしまいます。

また、ウイルスなどの感染を含めて、様々なリスクを回避するためにも、個人的な事は業務時間外に自分のスマホやパソコンを使うようにして、会社のパソコンの私用での利用は避けるようにしましょう。

会社のデータの持ち出し

5番目は社内のパソコンのデーターを持ち出すことです。

データーをUSBメモリなどを使って持ち出したり、会社と自宅間でメールを使ってデータを送ったりすることがあるかもしれません。また最近では、自宅からクラウドなどにアクセスしてデーターをダウンロードしたりすることもあります。時として会社でできなかった仕事を週末などに家に持ち帰って作業をしたいという良い動機かもしれません。しかし、会社としては、できれば重要なデーターを会社以外のパソコンで使ってほしくないと考えています。

なぜならば、個人のパソコンはセキュリティ対策に関してきちんとした対策がされているという保証がないので、会社の管理下ではないパソコンに重要なデータを取り込んでほしくないことや、重要なデーターを紛失することを心配しています。

先程も述べましたが、会社は情報の流出をとても警戒しています。一度情報が流出し拡散されれば、その情報を取り戻すことは不可能ですし、情報流出によって会社の信用を失いかねません。もし信用を失えば、その失った信用を取り戻すのには莫大な費用と時間がかかることは間違いありません。

コロナウイルスの影響もあり働き方が多様化し、テレワークを推奨したり、中には在宅ワークなどの副業を始める人も増えています。個人のパソコンと会社のパソコンを混同させることがないように、会社の仕事は会社のパソコンで、在宅ワークは自宅のパソコンで、と線引きはきちんと行いましょう。

今回、会社のパソコンを使う際の注意点に関して考えてみました。

それには・・

これらに注意することによって不必要なトラブルに巻き込まれることを避けるとともに、会社からの信頼を得ることもできるようになります。