あなた皆さんの周りに1秒もムダにする事はないと言い切れる人はいますか？多分いないのではないでしょうか？私たちも今日一日の生活を振り返ってみるだけでも無駄だと思える時間を過ごしていることに気づくかもしれません。
「スキマ時間」とは・・
よくタイムマネジメントで「スキマ時間」という言葉を聞きますが、隙間時間とは移動中や仕事と仕事の合間など、スケジュールの中で少し空いた時間のことで、基本的には5分、10分程度の細かい時間を指します。例え５分でも、数回あれば１日で換算すると20～30分、それだけあれば一ヶ月で10時間以上の隙間時間を作ることが出来ます。また、この隙間時間を広い意味でとらえると、通勤電車の1時間や夜寝るまでなんとなく過ごしている時間もふくめることができるかもしれません。
このような「時間」も含めるなら1日、1週間、1カ月と合計していくとかなりの時間になるのではないでしょうか？
この「隙間時間」何もしないで過ごしているとしたら、まるでまだ使える貴重な時間を知らずに無駄に捨てていると考えることもできるかもしれません。では実際に「隙間時間」をどう使えばいいのでしょうか？
ついつい無駄に過ごしていませんか？
まず考えなくてはいけないのは隙間時間は、前もって全て計画することができないという点です。もちろん移動時間や毎日のルーティーンの合間など前もって把握することができる場合もありますが、多くの場合、隙間時間は突然生じることが多く、いつ、どこでどれくらいの生じるかは、事前に把握することは難しいかもしれません。
ですから、多くの場合、突然、隙間時間が生じたとしても「少しの時間しかないので何もできない」と感じてボーっと何もしないで過ごしたりすることが多いのではないでしょうか？
では、どうすれば、そのような突然生じる隙間時間を無駄にしないようにできるでしょうか？
無駄にしてしまう原因
このような隙間時間をムダにしてしまう原因は、突然生じるために前もって「隙間時間を使って何をするべきか」を決めていないからです。ですから、前もって、隙間時間に何ができるかをリストアップしておくことで、その時間の用い方を事前に準備しておくことができます。
それには、まず、隙間時間に何をしたいかを書き出してください。その際かかる時間ごとに分けることをお勧めします。例えば、5分でできること、10分でできること、20分でできることなどに分類して書き出してみます。
それをスマホのT O D Oリストなどに分類して入れておいてください。
そうすれば突然に隙間時間が生じた時にも空いた時間に合わせて、リストからやるべきことを選ぶことができます。
隙間時間にできること
ではどのようなことをリストに加えることができるでしょうか？
あくまでも一例ですが例えば、
【 5分】であれば・・
5分というと短く感じるかもしれませんが、出先であれば1～2分で済むようなちょっとした電話連絡やスマホのニュースアプリでニュースをチェックするなど情報チェックなどにはちょうどいい時間です。他にも予定を確認したり、社内であれば会議室の予約やデスクの片付け。文房具などの消耗品の注文、店の予約 などもできるでしょう。
【10分】であれば・・
10分あれば、かなりのことができます。簡単なメールの返信ができますし、T O D Oリストを作成したりできます。ちょっとした語学の勉強にも当てることもできます。前もって、スマホやタブレットなどに電子書籍をダウンロードしておけば電子書籍を読んだりすることができます。
また、仕事に関する情報をSNSで情報収集したりすることも、いつもはダラダラと見続けてしまうかもしれませんが10分という時間制限があるために効果的に行うことができます。
【20分】であれば・・
会議などの資料に目を通したり、企画書を考えたり、資料をまとめたり、20分あればかなりのことができると思います。また、少し大変な仕事も手をつけておくことができます。それらの仕事は20分以内にすべてを終わらせようとする必要はりません。ある程度手をつけておけば、あとの作業を楽にすることができます。
また、20分間にひとつのことをするのではなく、10分でできることのリストから２つ選んで行ったりなど組み合わせて行うことによって柔軟性を持たせることができます。
これらに挙げたのは、あくまでも一例なので、あなたの仕事と生活にあったリストを作ってみてください。
また、それ以外にも、外出先で会社に帰ってから行わなくてはいけない事柄を前もってリストに含めておくこともできます。例えば日報や報告などは、外出中の隙間時間を使ってある程度まとめておくなら会社に帰ってからの作業の負担を減らすことができるかもしれません。
また、前もって調べておきたいもののリストを作っておくなら隙間時間に、インターネットなどを使って調べることもできます。
このようにして隙間時間にすることのリストを作って時間を有効に使っていきましょう。
隙間時間は作ることができる？
今回考えている隙間時間は多くが仕事などの流れの中で生じるもので、｢それほど隙間時間はない｣と感じる方もいるかもしれません。しかし、この隙間時間は時間に対する積極性を示すなら自ら作ることもできます。
ではどのように作ることができるのでしょうか？
余裕を持った行動をすることによってできます。
余裕を持った行動により
たとえば、お客様とのアポイントがある場合の約束時間の20分前に到着するならば20分の時間をつくることが出来ます。また、乗る予定よりも早い電車に乗れば早く現地に到着することができますし、会議の際も5～10分くらい前までに、会議室の席に着くようにしておけば早くついた分だけ時間を作ることができます。これらは、実際には使っている時間が変わるわけではないのですが、何気なく過ごしている移動前の無駄な時間を切り詰めたり、移動を始める時間が早まることによってその前の時間を有効的に使わなくてはならなくなるので結果的に時間を生み出すことにつながります。
他にも、同僚との雑談を早めに切り上げたりするだけでも多くの無駄に過ごしていると思われるような時間を有効に用いることができます。
また、あえて時間のかかる方を選ぶのも一つの方法です
あえて時間のかかる方法を選ぶ
例えば、電車で移動する時、急行や特急に乗るのではなく、各駅停車を選ぶという方法です。確かに特急に乗って移動すれば早く着くかもしれませんが、逆に普通電車だと車内で過ごす時間が長いためゆっくりとあぜらずに作業を行うことができます。
他にも、ランチをとる時に、早く料理が出される店ではなく、注文後、料理が出てくるまで時間のかかる店を選ぶことにより隙間時間を作ることができます。こうした時間はバタバタとせずに落ち着いて有効に利用することができます。
この方法も時間が実際に多くなるわけではありません。早く終わらせて、残った時間を使うこともできますが、この２つの時間のそれぞれは、一つのことを行うには時間が少なすぎるため、わざと時間をかけることにより隙間時間をを増やす方法です。そしてこのようにして作る隙間時間は慌てて過ごす時間より落ち着いて使える時間となり有効的に用いることができます。
隙間時間を探すために・・
ですから、何かを待つ時間に何ができるかを考えてみてください。
もし、一日に15分の隙間時間を4回つくれば、1時間の時間をつくることができます。場合によっては、それだけの残業時間を減らすことにつなげることができるかもしれません。
自分の生活を見直してみると日常の中に使える隙間時間が意外と多いことに気づくかもしれません。隙間時間を有効的に用いることにより、効果的に時間を用いていきましょう。
