どんな仕事でもミスが起きる可能性があります。同じミスを侵さないように注意していても、上司から同じミスをして指摘されたということがあるかもしれません。人間である以上、完璧でミスをしない人などいません。
いくら効率的に仕事をこなそうとしても、ミスによって仕事を増やしてしまってはとても残念です。毎日の仕事の中で100％ミスを犯さないようにすることはできません。しかし、ミスを減らすことはできます。今回は、ミスが起きる原因と対策について考えていきたいと思います。
ミスが起きる原因と対策
注意力の低下
まず集中力の低下をあげることができるかもしれません。
一度にいくつもの関心事を同時に考えることはできません。
同時に何かをする
例えば、何かを考えながら別のことを行うことはないでしょうか？
携帯電話をしながら運転することが禁じられていますが、その大きな要因は運転中に別のことを考えることで、注意が散漫になり事故に繋がる可能性が高いからです。人は多くのことに同時に注意を払うことはできません。ですから、同時に何かを行いながら作業をすることがないようにしてください。特に最近ではスマホで様々な情報をすぐ得ることができる環境なので、仕事中についついスマホに手が伸びて別のことを考えてしまうということもあるかもしれません。
また、いくつもの仕事を同時に進行すると、目の前のひとつの作業に集中することが難しくなります。
不安要素
また、心配ごとなどの不安要素があると、気になって注意力が散漫になります。そうした不安要素を可能であれば早めに解決することも助けになります。以前の動画でも仕事を後回しにすることについて述べましたが、仕事を先延ばしにすれば、その仕事が不安要素となってしまうこともあります。
特に自分が行った作業の中で、ミスに気付くことがあるかもしれません。そのときに、あとで修正しようと後回しにすれば、そのことが気になって仕事に集中できなくなるかもしれませんし、場合によってはミスを修正することを忘れてしまい、大きなミスにつながったり、周りに迷惑をかけてしまうかもしれません。そうならないように早めに処理しましょう。
体調
また、集中力の低下を促す要因として体調があります。
疲労による集中力の低下はミスを誘発します。
多くの人は毎日の仕事の中で、睡眠不足を含めて体のどこかに疲れを溜めていたりします。そのような状態では集中力が低下してしまうのは当たり前のことですし、ミスも増えてしまうでしょう。
簡単なミスを繰り返さないためにも、直ぐにできることは自分の体調管理です。忙しいとついつい流されて、体調管理が疎かになることがあるかと思いますが簡単にできることもあります。
例えば脳を休めるためにもっとも重要なのは睡眠なので、少しだけ早めに寝ることをおすすめします。また、週末に寝溜めする人もいますが、単に長く寝るだけでは脳の疲労を取ることはできないので、毎日良質な睡眠を取るように心がけることも大切です。他にも時間をとって、湯船に浸かったり、野菜を一品多く取ったりして、食べるものに気をつけることなど、すぐにできる簡単なことから、健康的な生活を心がけるようにしてみてください。
集中できる時間を知る
私たちの集中力は、訓練によって伸ばすこともできるますが、通常45分ほど、といわれています。もちろん長時間集中することができれば良いのですが、身体がもともとそのように作られているので自分の集中できる時間を知り、それに合わせて休憩を取ることで集中力を保ちミスを避けることができます。
自分の記憶力を過信する
他にミスを誘発するどのような原因があるでしょうか？
自分の記憶力を過信することです。
メモをとる
記憶力を過信しないように、必ずメモを取る習慣を身につけることができます。
上司からの支持を仰ぐときも、自分で何か気づいたときも、きちんと必要な事柄をメモに記しておかなければ、忘れてしまいます。その場では理解したつもりでも、いざ作業に取り掛かったときに思い起こすことができないということもあるかもしれません。メモを取っておけばそのようなことを避けることができます。
また、上司から仕事の支持を受けたりしたときにメモする際には聞き違いを防ぐために必ず復唱して、指示の内容を確認することを忘れないようにしてください。
ミスを起こさないためには？
ミスをすることを前提に対策を取る
冒頭にも述べましたがミスを完全になくすことはできません。ですから、ミスをすることを前提に考えて、前もって対策をとっておくことができます。どのようにでしょうか？
仕事をチェックする
毎回仕事を見直しチェックすることです。
仕事がひと段落したら、そのまま見直しもせずに完了させてしまうことがないでしょうか？一つの仕事が終わりホッとしてリラックスする前に、やり終えた仕事を見直す事が必要です。見直しをすることではじめて、仕事を終えたと言えます。
その点、自分に合わせてチェックリストを作ってみるのはいかがでしょうか？
自分が何をしなければならないか、リストを作り可視化して管理することで常に把握することができます。それによって優先順位が明確になり、細かい部分を忘れてしまうというミスを避けることができます。
最近ではスマホのアプリなどもあります。また、やり終えた仕事が自分にあった方法で仕事にミスがないかチェックすることでミスした仕事であっても外に出る前に修正することができるでしょう。
ミスを犯したらどうする？
ではミスを犯したらどうすればいいでしょうか？
上司に報告する
まず大切なのはミスに気付いた時点で、すぐに上司に報告をすることです。中には、動揺し、自分でどうにかしようと考えて報告が遅れることがありますが、その間に事態が悪くなってしまうこともあります。また自分でどうにかしようとして更なるミスを犯してしまう可能性もあります。
そのようなことを避けるためにも、自分に都合の悪いことがあっても、できるだけ早く隠さずに事実をきちんと報告して上司からの支持を仰ぐようにしてください。
謝罪をする
また、ミスをしたことで、迷惑をかけてしまった人に対して謝罪を忘れないようにしてください。
ミスは誰でも犯すもので問題となるのは何度も同じミスをおかすことです。慣れない仕事であれば、「初めてのミス」は大目に見てもらうことができるかもしれませんが、何度も同じミスを繰り返すならば、犯したミスを軽く考えてしっかりと向きあっていないと言えるかもしれません。
原因を突き止める
ミスをしたときに、大切なのはそれを機会に成長できるかです。それにはミスをしたら、なぜミスをしたのか原因を突き止めて反省し対策を考えなければ同じミスを繰り返してしまいます。中には自分のミスを他人や環境のせいにしてしまうこともあります。当然そうした場合「反省」も「対策」もできるわけはありません。その結果、同じようなミスを何度も繰り返してしまうことになります。ミスを「他人のせい」ではなく、「自分の責任」ととらえてください。原因がわかれば、どうすれば同じミスを防ぐことができるかを考えることができます。
ミスを犯すより重要なこと
ミスを犯すことよりミスの後どうするかの対応が重要という気持ちを持って対応していきましょう。
