上司に仕事の相談をする際、断られるパターンの多くは、思い立ったときに相談しに行って「今忙しいから後にして」と言われるパターンです。
「いつでも相談していいよ」と言ってくれるような上司なら良いのですが、上司は部下たちより多くの仕事を同じ時間内でこなさなければならなく、責任もかかっているので時間やストレスに追われています。自分の立場や給料の額面からも、上司の中には自分の時間は部下の時間より貴重であると感じている人がいます。ですから、そのような上司に合わせるには「相談の時間は上司の貴重な時間を使っている」ということを尊重する認識を持つ必要があります。
相談するタイミング
それには、思い立ったらすぐに相談するのではなく、質問したい事柄をまとめておいて、上司の忙しくなさそうな時間や、気分転換などで集中して仕事をしていないタイミングを見計らって声をかける気配りが必要です。その際、多くの人は「今、少々お時間よろしいでしょうか」という言葉で気配りを示していますが、できれば「今、何分ほどお時間いただけないでしょうか」と具体的な時間を示したほうがより気配りを示していると言えるかもしれません。
上司を観察していると上司の性格がだんだんわかってくるはずです。そうすれば忙しそうでない、機嫌の良さそうなタイミングを見計らって上司に質問することができるかもしれません。
そして質問する際は、できるだけ具体的な質問を準備してください。
質問を前もって準備する
そのためには「自分の考えをある程度まとめておく」などの準備が必要です。
部下から相談を受けるときに全く自分の考えを持たずに相談に来られると上司としてはガッカリします。自分の考えを持っていないのであれば、仕事に対する向上心を感じることができないからです。
任されている仕事に対しての積極性があれば、相談する時のほとんどは自分の中では「こうするのが最善策である」と、ある程度答えが決まっていて、それが正しいかを確かめたいことが多いのではないでしょうか？
ですから、相談する前に自分の気持ちを整理してみてください。
その上で質問をするなら上司も相談に乗りやすくなります。
例えば「この業務どのように対応すればいいですか？」という抽象的な質問だと上司から見ると、あなたのことを「何も考えずに与えられた仕事を言われた通りにしかできない部下」と思います。このようなことが続けば、上司はあなたに仕事を任せるより自分で仕事をしたり、他の人に仕事を振った方が気持ちが楽に感じるかもしれません。また、何かアドバイスしようとしても何から話せばいいのか戸惑ってしまうかもしれません。
しかし、別の近づき方、例えば「この業務なのですが、このように進めていきたいのですがいかがでしょうか？」という自分の意見を含めた具体的な質問であれば、あなたは色々な要素をよく考えながら仕事をしているように感じ取れます。また、あなたがどのような方向性で仕事をしているか上司も把握できます。修正が必要な場合も具体的に指示がしやすく必要なアドバイスがもらいやすくなります。また相談された上司も自分を信頼してもらえている、と感じることができます。
思ったような答えが帰ってこなかった時
時には、相談している時、上司の考えが自分の予想した答えと違っている場合があるかもしれません。その時に「でも」という言葉で，上司の意見に対してすぐに否定的な反応をしないように注意しましょう。「でも」という言葉は意見を頭ごなしに否定されていると捉えられます。
上司の考え方が自分と大きく異なっていた時，上司の意見をすぐに否定するならば上司はどのように感じるでしょうか？
相談に答えているにもかかわらずあなたは聞く耳を持たないという印象が残ります。そうなればあなたと上司の関係を損ねてしまうかもしれません。また、せっかくアドバイスしているのに否定的な返事をされれば、これ以上話す事はないという思いになるでしょう。
そうなれば、自分の考え方の幅を広げたり、新たな知識を得て成長する機会を自ら放棄する事につながります。
逆に、自分の意見と違っていたとしても、相槌を打ち聞いてくれる部下に対しては、上司も色々な意見を述べたくなるはずです。
もし自分と考えが違っていたとしても、否定的な言葉を使わずに質問の形で尋ねてみるならば、話し合いに結びつけることができます。ですから、上司に仕事の相談をしてアドバイスを受けたなら、まず、素直に実行に写してください。
場合によっては自分の考えの方が上司の考えよりまさっていると思うことがあるかもしれません。例えそうだとしても、やる前から否定するのではなく、上司はあなたより経験が豊富であなたのしている仕事の責任を負っているということを考えてください。あなたが、勝手に自分の方法で行うなら、組織として成り立たなくなってしまいます。上司のメンツが潰して関係が悪くなる可能性もあります。ですから、まず敬意を示してアドバイスされた方法でやってみてください。それでも、違和感がある時は、上司に再度相談してください。
そして何よりも、すぐにアドバイスした方法で行動を起こしてくれる部下に対して、教えてよかったと思うはずです。そうすると、上司との関係も良くなり、今後の業務も行いやすくなるはずです。逆に頭ごなしに否定されたり、アドバイスを無視されたり、嫌々行動しているなら今後親身になって相談に乗りたいという気持ちは薄れてしまうでしょう。
自分の部署以外の上司に相談する？
また、注意していただきたいのは、自分の部署以外の上司に相談することです。自分の直属の上司が近づきにくかったりすると隣の部署のよく話を聞いてくれる理解あるように見える上司に相談したいと感じることがあるかもしれません。きちんとわきまえている上司であれば、直属の上司に相談するように促してくれるとは思いますが、タイミングや雰囲気であなたの相談に乗ってしまうこともあるかもしれません。
しかし、忘れていけないのは、会社であなたの仕事を割り振り、優先順位を決めることができるのは直属の上司であるということです。他の部門の上司に相談しても、その上司はあなたの仕事やあなたの将来の成長に関して直接の責任がないので、責任を持ったアドバイスをしてくれるとは限りません。場合によっては適当な回答をする場合さえあります。そのような別の部署の上司にアドバイスを求めその助言に従うなら思わない悪い結果につながるかもしれません。
また、何か問題が生じた場合、部下の失敗の責任は直属の上司がとる事になっています。しかし、部下が勝手に別の部署の上司にアドバイスを求め、与えられた助言通りに実行して会社に損失をもたらしたとしても、あなたが相談した別の部門の上司に責任を負わせる事はできません。あなたは、直属の上司の意見を聞かずに自分の判断で行動したこととなります。ですから失敗の責任は全てあなたにかかってくる可能性も生じます。
また、たとえ他の部署の上司のアドバイスを聞き入れて良い結果をもたらしたとしても、あなたの勝手な判断の結果という事で、直属の上司から高い評価を得る事は難しいかもしれません。そして、そのような行動は、直属の上司とあなたが相談した上司の間に不必要な緊張関係を生むかもしれません。そして何よりも、あなたの直属の上司からの信頼を失ってしまいます。ですから、これらのリスクを考慮して、仕事上の相談は必ず他の部署の上司ではなく、直属の上司に相談すべきだということを忘れないでください。
今回の記事では上司に相談する点で
タイミングを見計らって相談すること
質問は具体的に準備しておくこと
また、上司の考えが自分の考えと違っていても頭から否定しないで行動してみること
そして、自分の部署以外の上司に相談することがないように注意すること
について考えてみました。ぜひ試してみてください。
